Workflow e accessibiltà: cosa devono sapere le aziende

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Un workflow è un processo, organizzato passo dopo passo, utilizzato da un’azienda (e che ogni azienda dovrebbe avere) per pianificare il completamento di una particolare attività o progetto. Secondo Investopedia, sito Web di media finanziari con sede a New York, “le organizzazioni utilizzano il workflow per coordinare le attività, migliorare l’efficienza organizzativa, aggiungere reattività e promuovere la redditività”. I workflow funzionano in modo lineare, in cui ogni passaggio dipende dal completamento del suo predecessore, ma possono anche seguire una progressione parallela, in cui le varie fasi di un progetto vengono eseguite in tandem.

L’obiettivo di un workflow è creare un processo intuitivo e snello, attraverso il quale le aziende possono massimizzare e garantire la propria produttività, assicurandosi che anche l’accessibilità faccia parte delle loro pratiche di routine. Come abbiamo appreso negli ultimi anni, il problema che molte aziende devono affrontare è il fatto che non considerano l’accessibilità come “business as usual”. Abbiamo anche imparato che l’accessibilità non è solo il raggiungimento di un semplice obiettivo finale. L’accessibilità, infatti, riguarda la creazione di una consapevolezza più ampia all’interno di un’azienda. Se esiste un “obiettivo” concreto, è cercare di influenzare l’atmosfera di un’azienda in modo che l’accessibilità sia considerata all’inizio di tutti i progetti e le iniziative.

Un workflow può aiutare un’azienda a garantire che l’accessibilità sia implementata in modo coerente. Quando si crea un workflow, è importante farlo tenendo presente l’obiettivo finale del progetto. Ciò vale per la creazione di un prodotto accessibile, per la progettazione di una funzionalità accessibile per un’app o anche per il lancio di un’iniziativa di accessibilità a livello aziendale. I passaggi di un workflow efficiente devono tendere in modo coerente verso un fine più grande. Secondo Kissflow, azienda che ha realizzato una potente piattaforma che punta a voler offrire a chi lavora strumenti intelligenti e semplici per gestire la propria attività, determinare i passaggi necessari di un workflow non basta.

Per crearne, infatti, uno di accessibilità devono verificarsi queste condizioni:

  • I workflow aiutano un team a lavorare per un fine più grande. Nel contesto dell’accessibilità, questo obiettivo potrebbe essere quello di progettare una funzionalità accessibile come i lettori di schermo o un’iniziativa di accessibilità a livello aziendale, come l’aggiunta di sottotitoli a tutti i contenuti video relativi all’azienda.
  • Qualunque sia l’obiettivo, i project manager di un team del workflow dovrebbero avere una profonda comprensione di ciò a cui stanno lavorando.
  • Quando si tratta di progetti di accessibilità, il modo migliore per i gestori del workflow di comprendere il loro obiettivo finale è abbinare i passaggi del loro workflow agli standard di accessibilità esistenti.

Il problema principale è che molte grandi aziende, hanno già il proprio set di standard di accessibilità, ma non applicandolo totalmente! Cosa fare allora? E se il progetto stesso fosse quello di creare standard di accessibilità aziendale? Se non ci sono standard di accessibilità preesistenti in un’azienda, la migliore linea d’azione sarebbe quella di seguire gli standard di accessibilità universali già stabiliti. Si tratta delle Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) o le norme UNI EN 301549.

“In che modo la nostra azienda gestisce i workflow? Di solito progettiamo i workflow digitalmente o con carta e penna? Chi di solito supervisiona i workflow?” Rispondendo a domande come queste, è possibile valutare se l’attuale sistema di workflow in azienda è favorevole o meno al raggiungimento dell’obiettivo del progetto di sviluppo. Workflow altamente strutturati sono il modo migliore per raggiungere efficacemente l’obiettivo finale del progetto.

Dopo aver determinato quali passaggi devono essere eseguiti in un workflow, è il momento di assegnare i membri del team a ogni singola fase di un workflow. Ad esempio, se l’azienda sta creando una funzionalità accessibile per un’app, si devono incaricare gli sviluppatori di integrare la funzionalità nell’app utilizzando la codifica. I diagrammi del workflow presentano una traiettoria visiva di qualsiasi processo del workflow. Secondo Kissflow, “oltre a pianificare un workflow, i diagrammi sono un metodo utile per tenere traccia dell’avanzamento del workflow stesso”. Quando, in un’azienda, il team è stato creato, i ruoli sono stati assegnati e l’obiettivo è chiaro, è tempo di allenarsi.

Per far funzionare il tutto (e bene), tutti i componenti del progetto devono lavorare in modo coeso. Dare ai membri del team una formazione adeguata dà loro la fiducia necessaria per completare i compiti loro assegnati. L’obiettivo deve essere rivolto a:

  • Comprendere l’obiettivo del progetto
  • Lavorare efficacemente insieme per raggiungere questo obiettivo

Prima di poter avviare il workflow, bisognerà verificarlo attraverso alcuni test. Dopo aver formato tutte le parti interessate, è tempo di vedere effettivamente come funziona effettivamente il workflow. Per fare ciò, si dovrà inserire un progetto fittizio nel nuovo sistema di workflow. Durante tutto il processo di simulazione, si dovrà prendere appunti e feedback dai membri del team. Al termine dei test, il workflow è pronto per essere distribuito. Se tutto è andato secondo i piani, l’azienda disporrà di un metodo semplificato per implementare iniziative di accessibilità e creare prodotti accessibili, semplificando il modo in cui si progetta, si sviluppa e si implementa l’accessibilità.